RGPD

Règlement Général sur la Protection des Données
Déclaration de protection des données personnelles à l’attention des élèves et des responsables légaux.

 

 

Le Pouvoir organisateur, responsable des traitements :
Centre scolaire Eperonniers -Mercelis, Rue de l’Etuve 56, 1000 BXL

Coordonnées de la direction de l’établissement scolaire :
Garcia Béatrice, jardinecoliers.3246@ens.irisnet.be

Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO)[1] :
dpo@cs-em.be

1. Pourquoi une déclaration de protection des données personnelles ?

Le Règlement Général de Protection des données [2] (RGPD) se fonde sur un principe de responsabilité, l’obligation de transparence et son objectif final est d’instaurer un climat de confiance entre les responsables de traitements et les personnes concernées  : les élèves et leurs parents.

Il vise à protéger les personnes contre les utilisations malveillantes ou inappropriées de leurs données personnelles tout en préservant la liberté de circulation de ces données.

Cette Déclaration est un document de nature informative qui a pour objectif de mettre en œuvre cette transparence et de vous rappeler vos droits au regard du règlement européen.

 

1.1. A qui s’adresse cette Déclaration de protection des données personnelles ?

Cette déclaration s’adresse aux élèves de notre établissement et à leurs responsables légaux.

 

1.2. Notre engagement

Comme le dit son premier article, l’objectif du RGPD est de protéger les personnes physiques. Cette préoccupation est et a toujours été au cœur de notre métier. Elle est d’application pour nos élèves, leurs familles et pour les membres de notre personnel.

Nous nous engageons à gérer vos données en toute confidentialité, à les protéger et les traiter de manière licite, loyale et légitime. L’arrivée des outils informatiques de traitement et d’Internet complique considérable les procédures de contrôles mais notre école ne ménage pas ses efforts pour que la transition numérique ne se fasse pas au détriment de nos élèves.

Dans notre secteur d’activité, la transmission de données à des fins de lucre ou pour quelque raison qui s’éloignerait de nos missions d’enseignement et d’éducation est totalement proscrite.

 

1.3. Définitions

Les termes utilisés dans la présente déclaration en caractères italiques sont ceux définis dans le RGPD (Art. 4).

 

 

2. Le Responsable des traitements et le Délégué à la protection des données (DPO)

Le Pouvoir organisateur est le responsable des traitements de vos données personnelles et en confie la gestion à la direction de l’établissement scolaire.

L’établissement fait appel aux services d’un délégué à la protection des données (DPO) qui effectue des missions de conseil et de contrôle pour l’école. Le DPO n’intervient pas dans les processus de traitement ni n’accède à vos données. Vous pouvez le contacter si vous avez des questions, si vous souhaitez déposer une réclamation ou faire valoir vos droits : dpo@cs-em.be. Veillez à toujours mettre la direction de l’établissement en copie de votre email.

 

 

3. Description des traitements

 

3.1. Quelles sont les finalités et bases légales des traitements de vos données personnelles ?

Les traitements de vos données personnelles sont nécessaires pour l’exécution du contrat qui nous lie à savoir l’inscription de l’élève dans notre établissement. Les finalités sont liées à la gestion administrative du dossier de chaque élève, à la réalisation de nos missions pédagogiques et éducatives et à l’organisation d’activités ou d’événements scolaires ou parascolaires. L’inscription de l’élève dans un établissement implique dans son chef et pour ses responsables légaux leur adhésion aux documents de référence suivants qui se trouvent sur le site de l’école.

  • Le Projet d’établissement
  • Le Projet pédagogique et éducatif du Pouvoir organisateur
  • Le Règlement général des études
  • Le Règlement d’ordre d’intérieur

Le centre scolaire traite des données à caractère personnel sur cette base aux fins de :

  • Admission des nouveaux élèves et gestion des priorités aux fratries ;
  • Gestion des plaintes d’élèves (ou leurs parents) à l’encontre du personnel enseignant ;
  • Gestion du paiement des frais scolaires ;
  • Déclaration d’accident dans le cadre de l’assurance en responsabilité civile école ;
  • Gestion des recommandes de photo ;
  • Gestion des garderies.

 Par ailleurs, les établissements scolaires travaillent en partenariat avec le SeGEC[3] , l’Administration générale de l’Enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles, les CPMS[4] et PSE[5] pour la réalisation de missions qui leur sont confiées par le Gouvernement.  La base de licéité qui fonde les traitements et certains transferts de données personnelles vers ces partenaires est la mission d’intérêt public voire l’obligation légale.

Le centre scolaire traite des données à caractère personnel aux fins de :

  • Gestion des absences conformément à l’article 1.7.1-8 du Code de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Gestion du changement d’école conformément à l’article 79 du décret du 24 juillet 1997 de la Communauté française définissant les missions prioritaires de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire et organisant les structures propres à les atteindre (décret « Missions ») et article 1.4.1-1 du Code de la Communauté française de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Gestion de l’obligation scolaire et de l’encadrement de l’école (Siel) conformément aux articles 6 et 7 de l’arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 relatif au contrôle de l’inscription scolaire, articles 26, 27 et 42 à 44ter du décret du 13 juillet 1998 de la Communauté française portant organisation de l’enseignement maternel et primaire ordinaire et modifiant la réglementation de l’enseignement ;
  • Permettre de contacter les parents durant la scolarité sur la base des missions d’enseignement (articles 1.2.1-6 et 1.4.1-1 du Code de la Communauté française de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire) ;
  • Gestion des dépassements du nombre de jours d’absence d’élève conformément aux articles 1.7.1-9 et 1.7.1-10 du Code de la Communauté française de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Gestion disciplinaire des élèves sur la base de la mission de développement d’un climat d’école favorisant le bien-être des élèves, le vivre ensemble et la sérénité propice à l’apprentissage (articles 1.5.1-9, 1.7.9-1 et 1.7.9-3 du Code de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire) ;
  • Délivrance des attestations fiscales aux parents conformément à l’article 14535 de l’arrêté royal d’exécution du Code des impôts sur les revenus 1992 (AR/CIR 92) ;
  • Délivrance des diplômes et de leur duplicata conformément à l’article 28 du décret du 2 juin 2006 relatif à l’évaluation externe des acquis des élèves de l’enseignement obligatoire ;
  • Vérification des conditions décrétales d’admission conformément à l’article 1.7.7-4 du Code de la Communauté française de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Gestion des conseils de participation conformément à l’article 1.5.3-3 du Code de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Gestion des visites médicales conformément à l’article 17, § 1er, du décret de la Communauté française du 14 mars 2019 relatif à la promotion de la santé à l’école et dans l’enseignement supérieur hors universités ;
  • Gestion des recours conformément à l’article 32 du décret du 2 juin 2006 relatif à l’évaluation externe des acquis des élèves de l’enseignement obligatoire (CEB) et article 2.3.1-8 (maintien en 3e maternelle) du Code de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Information sur les inscriptions au secondaire conformément à l’article 1.7.7-16 du Code de la Communauté française de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire ;
  • Gestion et organisation des classes vertes sur la base des missions d’enseignement (article 1.4.1-1 du Code de l’enseignement fondamental et de l’enseignement secondaire et circulaire ministérielle 6289 de la Communauté française du 3 août 2017 relative à l’organisation des séjours pédagogiques avec nuitée(s) en Belgique et à l’étranger).

 L’établissement doit aussi procéder à certains traitements afin de réaliser des tâches qui relèvent de ses intérêts légitimes : veiller à la visibilité et à la réputation de l’établissement, défendre ses intérêts dans le cadre de contentieux, réaliser des statistiques ou des analyses historiques, etc.

Enfin, quand la loi l’exige, nous serons amenés à recueillir votre consentement.  Pour le Droit à l’image et pour l’utilisation des services de la société de l’information[6] par des jeunes de moins de 13 ans, l’école sollicitera en outre l’autorisation des responsables légaux.

Le centre scolaire traite des données à caractère personnel sur cette base aux fins de :

  • Vigilance au regard de la santé de l’enfant ;
  • Gestion de la remise des enfants.

 

3.2. Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par notre personnel habilité et en fonction de ses missions au sein de l’établissement. Ces personnes sont sensibilisées à la confidentialité et à la protection de ces données et sont engagées dans le cadre de leur contrat à respecter avec rigueur un devoir de réserve et de confidentialité eu égard aux données à caractère personnel qu’ils sont amenés à traiter.

Les données à caractère personnel sont traitées uniquement par :

  • Le professeur, le secrétariat et la direction aux fins de gestion des absences jusqu’à 30 ans ;
  • Les professeurs, la direction, le secrétariat et le prestataire de service de garderie aux fins de vigilance au regard de la santé de l’enfant suivant la durée de conservation du dossier de l’élève ;
  • La direction, le secrétariat et le prestataire de service de garderie et le responsable du déchargement des élèves aux fins de gestion de la remise des enfants durant une année scolaire
  • La direction, le secrétariat, le vérificateur de la Communauté française et la précédente ou future école aux fins de gestion du changement d’écolesuivant la durée de conservation du dossier de l’élève ;
  • La direction, le prestataire de service de logiciel de gestion de l’établissement scolaire, la Communauté française et le secrétariat aux fins de gestion de l’obligation scolaire et de l’encadrement de l’école jusqu’au dernier comptage avant la fin de la scolarité ;
  • La direction, le secrétariat et le prestataire de service de garderie aux fins de permettre de contacter les parents durant la scolarité jusqu’à la fin de la scolarité primaire ;
  • La direction et le secrétariat aux fins de :
    • Admission des nouveaux élèves et gestion des priorités aux fratries
  • D’accident dans le cadre de l’assurance en responsabilité civile école jusqu’à 5 ans ;
  • Le photographe, l’enseignant, le secrétariat et la direction aux fins de gestion des recommandes de photo jusqu’à la livraison des photos recommandées ;
  • La direction, le secrétariat et le vérificateur de la Communauté française aux fins de vérification des conditions décrétales d’admission durant 10 ans
  • La direction, le secrétariat, le prestataire de garderie à des fins de gestion des garderies le temps de l’année scolaire en cours + 1 an ;
  • La direction, le secrétariat et le PSE aux fins de gestion des visites médicales jusqu’à la fin de la scolarité ;
  • La direction, le titulaire de classe et la Communauté française (sauf pour la fiche médicale) aux fins de la gestion et l’organisation des classes de dépaysement, l’année scolaire + 1 an. En revanche la fiche médicale est conservée jusqu’à la fin de l’année scolaire

 

3.3. Transferts/stockages hors UE

Dans des cas que nous essayons de limiter tant que faire se peut, certains traitements de données personnelles pourraient s’opérer hors de l’Union Européenne. Nous pensons notamment à certaines plateformes ou outils numériques utilisés par l’école et dont les fournisseurs sont souvent hébergés aux USA. Avec l’aide de notre DPO, nous nous efforçons de faire appel à des opérateurs fiables, dont les filiales ont leur siège en UE et qui offrent des garanties suffisantes en termes de protection de vos données personnelles.

 

 

4. Quels sont vos droits ?

Le RGPD précise vos droits dans les articles 12 et suivants. Il s’agit du droit d’information, d’accès à vos données, de rectification, de limitation ou de suppression d’un traitement, de portabilité ou encore de refus d’un traitement assimilé à du profilage. Ces droits s’appliquent ou ne s’appliquent pas selon les cas et de nombreuses exceptions nous mettent dans l’impossibilité de les énumérer ici.

N’hésitez pas à nous contacter pour communiquer une question, une plainte ou pour nous signaler un problème ou si vous avez des raisons de croire que nos interactions avec vous ne sont plus sûres. Pour se faire, veuillez envoyer un email à la direction de l’établissement et à notre DPO, dpo@cs-em.be

Si les réponses que nous vous fournissons ne vous satisfont pas, vous pourrez vous adresser à l‘Autorité de protection des données pour déposer une plainte ou une requête en médiation.

 

 

[1] DPO : Data protection officer = délégué à la protection des données

[2] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

[3] SeGEC : Secrétariat général de l’enseignement catholique, organe de représentation des Pouvoirs organisateurs d’écoles de l’enseignement libre catholique.

[4] CPMS : Centres Psycho-médico-sociaux

[5] PSE : Centres de promotion de la santé à l’école

[6] : accès à une plateforme numérique ou à Internet